Microsoft 365 Backup: Warum Microsoft Ihre Daten nicht vollständig sichert

Ja, in den meisten Fällen brauchen Sie zusätzlich ein eigenes Backup. Microsoft sorgt dafür, dass Microsoft 365 läuft und die Rechenzentren ausfallsicher sind, nicht dafür, dass gelöschte, überschriebene oder verschlüsselte Daten Wochen später zurückkommen. Ein eigenes Backup schließt diese Lücke, bei strategyc ist es ab dem Modell Managed Workplace enthalten.

Was sichert Microsoft, und was nicht?

Microsoft arbeitet nach dem Prinzip der geteilten Verantwortung. Microsoft kümmert sich um die Technik: Rechenzentren, Server, Stromversorgung und Ausfallsicherheit. Ihre Daten liegen dort mehrfach gespiegelt. Fällt irgendwo eine Festplatte aus, merken Sie davon nichts.

Für die Inhalte selbst bleiben Sie verantwortlich. Und eine Spiegelung ist kein Backup: Löscht jemand eine Datei, ist sie in allen Spiegeln gleichzeitig gelöscht. Wird sie verschlüsselt, ist sie überall verschlüsselt.

Microsoft empfiehlt in seinen Nutzungsbedingungen selbst, Inhalte regelmäßig zusätzlich zu sichern. Wer davon ausgeht, dass in der Cloud automatisch alles gesichert ist, merkt den Unterschied meist erst, wenn etwas fehlt.

Reichen Papierkorb und Versionsverlauf nicht aus?

Microsoft 365 hat Papierkörbe und einen Versionsverlauf für Dateien. Bei kleinen Pannen helfen sie gut weiter, sie haben aber klare Grenzen:

• Gelöschte Elemente bleiben nur eine begrenzte Zeit im Papierkorb. Je nach Dienst und Einstellung sind das wenige Wochen bis etwa drei Monate, danach sind sie endgültig weg.
• Wird das Konto einer ausgeschiedenen Mitarbeiterin gelöscht, verschwinden nach kurzer Zeit auch ihr Postfach und ihr OneDrive.
• Der Versionsverlauf hilft bei einer einzelnen Datei, aber kaum, wenn Tausende Dateien auf einmal verschlüsselt oder gelöscht wurden.
• Wer Administratorrechte hat, kann Papierkörbe leeren. Das gilt leider auch für einen Angreifer mit gestohlenem Zugang.

Wann gehen Daten in Microsoft 365 tatsächlich verloren?

In der Praxis sind es selten Pannen bei Microsoft, sondern ganz alltägliche Situationen:

• Versehentliches Löschen: Ein Ordner wird aufgeräumt, und erst Wochen später fällt auf, dass wichtige Unterlagen fehlen.
• Überschreiben: Jemand speichert eine alte Version einer Excel-Liste über die aktuelle.
• Erpressungssoftware (Ransomware): Schadsoftware verschlüsselt Dateien auf einem Rechner, OneDrive überträgt die verschlüsselten Dateien brav in die Cloud.
• Gehacktes Postfach: Angreifer löschen E-Mails, um ihre Spuren zu verwischen.
• Austritt: Das Konto wird gelöscht, bevor jemand an die Daten gedacht hat.
• Absicht: Ein verärgerter Mitarbeiter löscht vor dem Gehen Dateien.

Allen Fällen gemeinsam: Der Fehler wird oft erst bemerkt, wenn die Frist des Papierkorbs abgelaufen ist. Ohne eigenes Backup bleibt dann nur, die Daten neu zu erstellen, sofern das überhaupt möglich ist.

Was sollte ein Microsoft-365-Backup umfassen?

Ein gutes Backup sichert alle Bereiche, in denen Ihre Daten liegen:

• Exchange: Postfächer mit E-Mails, Kalendern und Kontakten
• OneDrive: die persönlichen Dateien aller Nutzer
• SharePoint und Teams: gemeinsame Ablagen und Dateien in Teams, Chats soweit technisch möglich

Dazu kommen ein paar Grundregeln. Die Sicherung läuft automatisch und mindestens täglich. Sie liegt getrennt von Microsoft 365 und ist mit eigenen Zugangsdaten geschützt, damit ein Angreifer im Microsoft-Konto nicht auch an die Sicherung kommt. Und sie wird deutlich länger aufbewahrt als die Papierkörbe.

Ein bewährter Grundsatz ist die 3-2-1-Regel: drei Kopien Ihrer Daten, auf zwei verschiedenen Speichern, davon eine an einem anderen Ort. Ein Backup außerhalb von Microsoft 365 erfüllt den wichtigsten Teil davon.

Woran erkennen Sie ein gutes Backup?

Ein Backup ist nur so gut wie die Wiederherstellung. Diese Fragen sollten Sie mit Ja beantworten können:

• Wurde die Wiederherstellung schon einmal getestet, und hat sie funktioniert?
• Lassen sich auch einzelne E-Mails oder Dateien zurückholen, nicht nur ganze Postfächer?
• Bemerkt jemand, wenn eine Sicherung fehlschlägt?
• Ist klar, wer im Ernstfall die Daten zurückholt und wie lange das dauert?
• Ist dokumentiert, was gesichert wird und wie lange?

Gerade der erste Punkt wird oft vergessen. Eine Sicherung, die nie zurückgespielt wurde, ist ein Versprechen ohne Beweis.

Was kostet ein Backup für Microsoft 365 bei strategyc?

In unseren Betreuungsmodellen Managed Workplace für 79 € und Externe IT-Abteilung für 109 € pro Nutzer und Monat ist die Datensicherung für Microsoft 365 enthalten, inklusive E-Mail-Archivierung. In der Externen IT-Abteilung testen wir die Wiederherstellung zusätzlich regelmäßig und kontrollieren die Sicherungen für Sie.

Im Modell Support für 39 € pro Nutzer und Monat können Sie die Datensicherung als Option pro Nutzer dazubuchen, den Preis nennen wir im Angebot. Ihre Microsoft-Lizenzen kaufen Sie in allen Modellen direkt bei Microsoft, ohne Aufschlag. Alle Modelle im Vergleich finden Sie in der Übersicht unserer Pakete.

Unser Rat

Stellen Sie sich eine einfache Frage: Wüssten Sie heute, wie Sie eine E-Mail zurückbekommen, die vor drei Monaten gelöscht wurde? Wenn nicht, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für ein eigenes Backup. Fordern Sie einen kostenlosen Rückruf an, wir klären mit Ihnen, wie Ihre Daten heute gesichert sind und was fehlt.