In vielen kleinen Betrieben steckt das Wissen über die IT im Kopf einer einzigen Person. Das kann der Inhaber sein, ein technisch interessierter Mitarbeiter oder der langjährige Dienstleister. Solange alles läuft, fällt das nicht auf. Doch bei einer Störung, im Urlaub oder bei einem Wechsel des IT-Dienstleisters zeigt sich schnell, wie wertvoll eine schriftliche IT-Dokumentation ist. Sie muss weder umfangreich noch technisch sein. Entscheidend ist, dass die wichtigsten Informationen an einem Ort stehen und aktuell sind.
Warum IT-Dokumentation bares Geld spart
Fällt der Internetanschluss aus oder lässt sich ein Konto nicht mehr anmelden, beginnt ohne Dokumentation zunächst die Suche: Bei welchem Anbieter läuft der Vertrag? Wer hat Zugang zum Router? Wo ist die Kundennummer? Jede Minute dieser Suche verlängert den Ausfall und kostet Arbeitszeit, bei einem externen Dienstleister oft auch abgerechnete Stunden.
Noch deutlicher wird der Nutzen beim Wechsel des IT-Dienstleisters. Ein neuer Betreuer muss sich zunächst einen Überblick verschaffen. Liegt eine vollständige Dokumentation vor, geht das schnell. Fehlt sie, muss vieles mühsam rekonstruiert werden, und manche Zugänge lassen sich nur mit Aufwand zurückgewinnen, etwa die Verwaltung einer Domain.
Was in eine IT-Dokumentation gehört
Für einen kleinen Betrieb genügt in der Regel eine strukturierte Übersicht, zum Beispiel als Tabelle. Folgende Bereiche sollten enthalten sein:
- Geräte: Computer, Laptops, Smartphones, Drucker, Router und Netzwerkspeicher mit Seriennummer, Kaufdatum, Garantie und nutzender Person
- Nutzer und Zugänge: Wer hat welches Konto, wer hat Administratorrechte, welche Dienste nutzt der Betrieb
- Software und Lizenzen: Welche Programme und Abonnements laufen, wie viele Lizenzen, Laufzeit und Kosten
- Verträge: Internetanschluss, Telefonie, Domain, Software, Wartung und Leasing mit Laufzeit und Kündigungsfrist
- Datensicherung: Was wird gesichert, wohin, wie oft, und wann wurde zuletzt eine Wiederherstellung getestet
- Netzwerk: Internetanbieter, Router, WLAN-Netze und wichtige Einstellungen
- Ansprechpartner: IT-Dienstleister, Softwarehersteller, Internetanbieter und die interne Ansprechperson mit Erreichbarkeit
Zugänge dokumentieren, aber ohne Passwörter
Ein häufiger Fehler ist eine Liste, in der alle Passwörter im Klartext stehen. Gerät eine solche Datei in falsche Hände, ist sie ein Generalschlüssel für Ihren Betrieb. Passwörter gehören deshalb nicht in die IT-Dokumentation, sondern in einen Passwortmanager, auf den nur berechtigte Personen Zugriff haben.
In der Dokumentation halten Sie stattdessen fest, dass ein Zugang existiert, wer ihn verwaltet und wo die Zugangsdaten sicher hinterlegt sind. Ein Eintrag könnte so aussehen: Verwaltung der Domain beim Anbieter X, Kundennummer bekannt, Zugang im Passwortmanager, verantwortlich ist die Geschäftsführung. Für den Notfall sollte zudem geregelt sein, wie eine zweite Person an die wichtigsten Zugänge gelangt, falls die zuständige Person nicht erreichbar ist.
Verträge und Lizenzen im Blick behalten
Die IT-Dokumentation hilft nicht nur bei Störungen, sondern auch bei den Kosten. Wer seine Verträge mit Laufzeit und Kündigungsfrist kennt, verpasst keine Gelegenheit, einen teuren Tarif zu wechseln. Bei Lizenzen zeigt der Abgleich mit der Nutzerliste oft, dass noch Abonnements für ehemalige Mitarbeitende bezahlt werden oder Funktionen bereits enthalten sind, für die zusätzlich ein weiteres Produkt gekauft wurde.
Besonders wichtig ist die Domain Ihres Betriebs, also die Adresse Ihrer Website und Ihrer E-Mails. Sie sollte auf Ihren Betrieb registriert sein und nicht auf einen früheren Dienstleister oder eine Privatperson. Ohne Zugriff auf die Domain lassen sich weder E-Mail noch Website verlässlich umziehen.
So halten Sie die Dokumentation aktuell
Eine IT-Dokumentation, die vor drei Jahren erstellt und nie gepflegt wurde, ist im Ernstfall nur begrenzt hilfreich. Damit sie aktuell bleibt, helfen ein paar einfache Regeln:
- Eine Person ist für die Pflege verantwortlich
- Änderungen werden sofort eingetragen, etwa bei neuen Geräten, Eintritten und Austritten
- Einmal im Jahr wird die gesamte Übersicht durchgesehen
- Die Dokumentation liegt an einem Ort, auf den im Notfall auch eine Vertretung zugreifen kann
- Eine ausgedruckte Fassung der wichtigsten Kontakte liegt griffbereit, falls die IT ausfällt
Wenn ein IT-Dienstleister Ihre IT betreut, sollte die Dokumentation Teil der Leistung sein und Ihnen jederzeit zur Verfügung stehen. Fragen Sie nach, wo sie liegt und ob Sie sie bei einem Wechsel vollständig erhalten. Die Dokumentation beschreibt Ihre IT und gehört deshalb Ihnen.
Der erste Schritt ist einfacher als gedacht
Sie müssen nicht alles an einem Tag erfassen. Beginnen Sie mit den Geräten und den Verträgen, denn diese Informationen liegen meist ohnehin vor. Ergänzen Sie dann Schritt für Schritt Zugänge, Lizenzen und Datensicherung. Schon nach wenigen Stunden haben Sie einen Überblick, der Ihnen im nächsten Störfall viel Zeit erspart.
Als Ausgangspunkt können Sie unsere kostenlose IT-Übersicht nutzen, eine Excel-Vorlage mit Tabellenblättern für Geräte, Nutzer, Lizenzen, Verträge und Datensicherung, bewusst ohne Passwörter. Sie finden sie auf strategyc.de/downloads.
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