IT-Dienstleister wechseln: So geht beim Umzug nichts verloren

Viele Inhaber bleiben bei ihrem IT-Dienstleister, obwohl sie längst unzufrieden sind. Der Grund ist selten Bequemlichkeit, sondern Sorge: Was, wenn beim Wechsel Daten verloren gehen, E-Mails nicht ankommen oder plötzlich niemand mehr weiß, wie das Netzwerk eingerichtet ist? Diese Sorge ist verständlich, mit guter Vorbereitung aber unbegründet. Wer den IT-Dienstleister wechseln möchte, braucht vor allem einen klaren Überblick darüber, was dem eigenen Unternehmen gehört und wo es liegt.

Bevor Sie kündigen: Vertrag und Fristen prüfen

Schauen Sie zuerst in Ihren bestehenden Vertrag. Wichtig sind Kündigungsfrist, Laufzeitende und vor allem die Regelungen zur Übergabe. Manche Verträge legen fest, dass Dokumentation und Zugänge bei Vertragsende herausgegeben werden, andere schweigen dazu. Klären Sie außerdem, ob Lizenzen, Domains oder Geräte über den Dienstleister bezogen wurden. In diesem Fall laufen sie unter Umständen über dessen Konto und müssen gezielt auf Ihr Unternehmen übertragen werden.

Planen Sie den Wechsel so, dass sich alter und neuer Dienstleister einige Wochen überschneiden. Eine Übergabe am letzten Vertragstag lässt keinen Spielraum, falls etwas fehlt.

Diese Zugänge müssen bei Ihnen liegen

Der wichtigste Grundsatz: Alle zentralen Zugänge gehören dem Unternehmen, nicht dem Dienstleister. Prüfen Sie, ob Sie selbst über folgende Zugänge verfügen oder sie zumindest anfordern können:

• Administratorkonto für Microsoft 365 oder Ihre andere E-Mail- und Dateiplattform
• Zugang zur Domainverwaltung, also dort, wo Ihre Internetadresse registriert ist
• Zugangsdaten für Router, Firewall und WLAN
• Administratorzugänge für Server, NAS und Fachanwendungen
• Kundenkonten bei Softwareherstellern und Lizenzportalen
• Zugang zur Datensicherung, einschließlich der Schlüssel, falls die Sicherung verschlüsselt ist

Gerade der Zugang zur Domain wird oft übersehen. Ohne ihn lassen sich E-Mail-Einstellungen nicht ändern, und im ungünstigsten Fall hängt Ihre Internetadresse an einem Konto, auf das Sie keinen Zugriff haben.

Dokumentation einfordern

Eine gute Dokumentation beschreibt, wie Ihre IT aufgebaut ist: welche Geräte es gibt, wer welche Rechte hat, welche Software im Einsatz ist und wie die Sicherungen eingerichtet sind. Fordern Sie diese Unterlagen schriftlich an. Gibt es keine Dokumentation, ist das ein wichtiger Hinweis, aber kein Hindernis. Dann nimmt der neue Dienstleister den Bestand zu Beginn selbst auf, was etwas mehr Zeit kostet.

Hilfreich ist zusätzlich eine einfache Liste mit Geräten, Nutzern, Lizenzen, Verträgen und Ansprechpartnern. Diese Liste sollten Sie unabhängig von jedem Dienstleister selbst aufbewahren und aktuell halten.

Achten Sie auch darauf, dass wichtige Passwörter nicht nur in den Unterlagen des alten Dienstleisters stehen. Bewährt hat sich ein Passwortmanager für das Unternehmen oder eine sicher verwahrte Notfallliste, auf die die Geschäftsführung jederzeit Zugriff hat.

Daten sichern, bevor etwas umgestellt wird

Bevor Zugänge geändert oder Systeme umgezogen werden, braucht es eine aktuelle und vollständige Datensicherung. Prüfen Sie, wo die bisherigen Sicherungen liegen und ob sie an den Vertrag des alten Dienstleisters gebunden sind. Läuft die Sicherung über dessen Konto, endet sie womöglich mit dem Vertrag. Klären Sie, ob vorhandene Sicherungen übergeben oder gelöscht werden sollen, und lassen Sie sich das schriftlich bestätigen.

Eine Sicherung ist nur dann verlässlich, wenn sie sich auch wiederherstellen lässt. Lassen Sie deshalb vor der Umstellung testweise einige Dateien und ein Postfach zurückholen.

So läuft eine geordnete Übergabe ab

Ein sauberer Wechsel des IT-Dienstleisters folgt meist diesen Schritten:

• Bestandsaufnahme durch den neuen Dienstleister, idealerweise mit Unterstützung des bisherigen
• Übernahme aller Zugänge und sofortige Änderung der Passwörter
• Entfernen nicht mehr benötigter Konten und Fernwartungszugänge des alten Dienstleisters
• Prüfung der Datensicherung und der Sicherheitseinstellungen
• Abschluss der Dokumentation und gemeinsame Abnahme

Besonders wichtig ist der dritte Punkt. Nach dem Wechsel sollten keine alten Fernwartungsprogramme oder Administratorkonten mehr aktiv sein, um die sich niemand mehr kümmert. Sie sind eine vermeidbare Sicherheitslücke.

Sachlich bleiben, auch wenn die Zusammenarbeit endet

Ein Wechsel muss kein Konflikt sein. Die meisten Dienstleister unterstützen eine geordnete Übergabe, wenn sie frühzeitig und sachlich darum gebeten werden. Rechnen Sie damit, dass Unterstützung über den vereinbarten Umfang hinaus nach Aufwand berechnet wird. Beim neuen Vertrag lohnt sich ein Blick darauf, wie die Übergabe am Ende geregelt ist. So ist der nächste Wechsel, falls er je nötig wird, von Anfang an klar.

Eine Checkliste mit allen Punkten für den Wechsel finden Sie kostenlos unter strategyc.de/downloads. Wenn Sie den Wechsel lieber gemeinsam planen möchten, sprechen wir in einem kostenlosen Erstgespräch über Ihre Ausgangslage.