Eigener Server, Microsoft-Cloud oder EU-Cloud? Eine Entscheidungshilfe

Für die meisten kleinen Betriebe ist die Cloud heute in der Regel günstiger und sicherer als ein eigener Server im Büro, weil Anschaffung, Wartung und Ausfallrisiko der eigenen Hardware entfallen. Ob Microsoft 365 oder eine EU-Cloud besser passt, hängt vor allem davon ab, wie stark Sie bereits mit Microsoft arbeiten, wie wichtig Ihnen Unabhängigkeit von US-Konzernen ist und was Ihre Fachsoftware braucht.

Wann wird der eigene Server zum Problem?

Viele Server in kleinen Büros laufen seit Jahren unauffällig, bis sie es nicht mehr tun. Diese Anzeichen sprechen dafür, jetzt über die Zukunft nachzudenken:

• Der Server ist älter als etwa fünf Jahre, die Garantie ist abgelaufen.
• Das Betriebssystem bekommt bald keine Sicherheitsupdates mehr.
• Niemand weiß genau, ob und wohin die Datensicherung läuft.
• Der Zugriff von unterwegs oder aus dem Homeoffice ist umständlich.
• Nur eine Person kennt die Zugangsdaten.

Lohnt sich ein eigener Server noch?

Vorteile:

• Die Daten liegen physisch bei Ihnen im Haus.
• Im Büro kann weitergearbeitet werden, auch wenn das Internet ausfällt.
• Manche ältere Fachsoftware läuft nur auf einem lokalen Server.

Nachteile:

• Hardware muss alle paar Jahre neu gekauft werden, dazu kommen Strom und Wartung.
• Updates, Sicherung und Überwachung müssen Sie selbst organisieren.
• Defekt, Einbruch, Wasser oder Brand können den Betrieb lahmlegen.
• Zugriff von außen ist aufwendig und vergrößert die Angriffsfläche.

Passt für: Betriebe, deren Fachsoftware zwingend einen lokalen Server verlangt, oder die mit sehr großen Datenmengen bei langsamer Internetleitung arbeiten.

Was bietet die Microsoft-Cloud?

Mit Microsoft 365 kommen E-Mail, Kalender, Teams, Dateiablage und Office aus einer Hand.

Vorteile:

• Word, Excel und Outlook bleiben, wie Ihr Team sie kennt.
• Zugriff von überall, auf Computer, Laptop und Smartphone.
• Gute Funktionen für Geräteverwaltung und Sicherheit.
• Lizenzen pro Nutzer, Sie zahlen nur, was Sie brauchen.

Nachteile:

• Sie sind von einem US-Konzern abhängig, auch bei den Preisen.
• Viele Sicherheitseinstellungen müssen bewusst richtig gesetzt werden.
• Eine eigene Datensicherung ist trotzdem nötig.

Passt für: Betriebe, die bereits mit Outlook und Office arbeiten, Teams nutzen oder viele mobile Mitarbeitende haben. Ihre Lizenzen kaufen Sie direkt bei Microsoft, ohne Aufschlag. Mehr dazu auf unserer Seite zu Microsoft 365.

Was bietet eine EU-Cloud?

Bei der EU-Cloud auf Hetzner laufen Ihre Anwendungen auf Servern der Hetzner Online GmbH in eigenen Rechenzentren in Deutschland, in Nürnberg und Falkenstein. Typische Anwendungen sind Dateien, Kalender und Kontakte mit Nextcloud, Dokumente im Browser bearbeiten, ein Passwortmanager für das Team oder Fachanwendungen.

Vorteile:

• Unabhängigkeit von US-Konzernen, Daten in Rechenzentren in Deutschland.
• Sie haben ein eigenes Hetzner-Konto, schließen den Vertrag direkt und zahlen die Serverkosten ohne Aufschlag durch uns.
• Daten, Server und Verträge gehören Ihnen.

Nachteile:

• Die Office-Anwendung im Browser fühlt sich anders an als gewohnt.
• E-Mail läuft getrennt bei einem E-Mail-Anbieter in der EU, zum Beispiel mailbox.org.
• Server brauchen Pflege. Unsere Server-Betreuung kostet 89 € netto pro Server und Monat, die Einrichtung bieten wir zum Festpreis an.

Passt für: Betriebe, denen Unabhängigkeit und der Datenstandort Deutschland besonders wichtig sind. Mehr dazu auf unserer Seite zur EU-Cloud.

Was kostet der Wechsel?

Beim eigenen Server fallen alle paar Jahre Anschaffung und Einrichtung an, dazu laufend Strom, Wartung, Sicherung und Lizenzen für Server-Software. Diese Kosten sind schwer planbar, weil ein Defekt selten zum passenden Zeitpunkt kommt.

Bei Microsoft 365 zahlen Sie die Lizenzen pro Nutzer und Monat. Unsere Betreuung kostet je nach Modell 39 €, 79 € oder 109 € pro Nutzer und Monat, ab Managed Workplace mit Datensicherung und E-Mail-Archivierung für Microsoft 365. Bei der EU-Cloud zahlen Sie die Serverkosten direkt an Hetzner, dazu kommen die Einrichtung zum Festpreis und die Server-Betreuung für 89 € pro Server und Monat.

Den Umzug selbst planen wir als Projekt zum Festpreis, damit Sie vorher wissen, was er kostet.

Welche Fragen sollten Sie vor der Entscheidung klären?

• Was verlangt der Hersteller Ihrer Fachsoftware? Läuft sie in der Cloud, auf einem Server in einem Rechenzentrum oder nur lokal?
• Wie viele Mitarbeitende arbeiten unterwegs oder im Homeoffice?
• Wie wichtig sind Ihnen Unabhängigkeit und der Speicherort Ihrer Daten?
• Wie schnell und zuverlässig ist Ihre Internetleitung?
• Wer kümmert sich um Updates, Sicherung und Störungen?

Oft ist eine Mischung die beste Lösung: Microsoft 365 für E-Mail und Office, eine EU-Cloud für einzelne Anwendungen oder als Ziel für Datensicherungen. Einen Überblick über alle Wege bietet unsere Seite zur Cloud.

Unser Rat

Ersetzen Sie einen alten Server nicht einfach eins zu eins, ohne die Alternativen zu prüfen. Im IT-Check für 390 € netto sehen wir uns Ihre Umgebung mit 47 Prüfpunkten in neun Bereichen an und empfehlen Ihnen den passenden Weg. Beauftragen Sie innerhalb von 30 Tagen nach der Ergebnisbesprechung eine Betreuung, rechnen wir den Betrag vollständig auf die Einrichtung an.