E-Mail-Archivierung nach GoBD: Pflicht für jedes Unternehmen?

Unternehmen müssen nicht jede E-Mail aufbewahren, wohl aber jede geschäftliche E-Mail, die als Handels- oder Geschäftsbrief oder als Buchungsbeleg gilt, und zwar in der Regel 6 bis 10 Jahre, je nach Art des Dokuments. Nach den GoBD muss das vollständig, unveränderbar und jederzeit auffindbar geschehen. Ein normales Postfach erfüllt das nicht, eine E-Mail-Archivierung schon.

Was verlangen die GoBD?

GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das ist eine Vorgabe der Finanzverwaltung. Sie regelt, wie digitale Unterlagen aufbewahrt werden müssen, damit das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung darauf zugreifen kann.

Betroffen sind grundsätzlich alle Betriebe, die Bücher führen oder steuerliche Aufzeichnungen machen müssen, also fast jedes Unternehmen. Ob und in welchem Umfang das auch für Ihre Praxis, Kanzlei oder Ihren Verein gilt, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.

Für aufbewahrungspflichtige E-Mails heißt das vor allem:

• vollständig: Keine relevante E-Mail darf fehlen.
• unveränderbar: Inhalte dürfen nachträglich nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden.
• auffindbar: Sie müssen eine E-Mail auch nach Jahren schnell wiederfinden.
• lesbar: Die E-Mail muss während der gesamten Frist lesbar bleiben, auch wenn Sie das Programm wechseln.

Welche E-Mails müssen aufbewahrt werden?

Entscheidend ist der Inhalt, nicht das Medium. Aufbewahrungspflichtig sind typischerweise E-Mails mit:

• Angeboten, Bestellungen und Auftragsbestätigungen
• Rechnungen, ob im Text oder als Anhang
• Verträgen und Vertragsänderungen
• Reklamationen, Mahnungen und Zahlungsvereinbarungen

Nicht aufbewahren müssen Sie dagegen Werbung, Newsletter, Spam oder reine Terminabsprachen. Dient eine E-Mail nur als Transportmittel, etwa für eine Rechnung im PDF-Anhang, ist nach den GoBD vor allem der Anhang aufzubewahren.

In der Praxis ist es kaum möglich, jede E-Mail einzeln richtig einzuordnen. Deshalb archivieren die meisten Betriebe alle geschäftlichen E-Mails. Das ist einfacher und sicherer. Private E-Mails gehören ohnehin nicht in das Firmenpostfach. Eine klare Regel dazu für alle Mitarbeitenden erspart später Abgrenzungsfragen.

Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?

Die Fristen hängen von der Art des Dokuments ab und betragen in der Regel 6 bis 10 Jahre. Handels- und Geschäftsbriefe, also auch die meisten geschäftlichen E-Mails, sind in der Regel sechs Jahre aufzubewahren, Bücher und Buchungsbelege länger. Die Fristen haben sich zuletzt geändert, für Buchungsbelege etwa durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV.

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die E-Mail eingegangen oder verschickt worden ist. Welche Frist für welche Unterlagen in Ihrem Betrieb gilt, klären Sie im Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.

Warum reicht das normale Postfach nicht?

Ein Postfach in Outlook ist zum Arbeiten gedacht, nicht zum Aufbewahren. Typische Probleme:

• Jeder kann E-Mails löschen oder verschieben, absichtlich oder aus Versehen.
• Beim Austritt eines Mitarbeiters wird das Postfach oft gelöscht.
• Volle Postfächer verleiten zum Aufräumen.
• Es lässt sich nicht nachweisen, dass eine E-Mail unverändert geblieben ist.
• Die Suche über mehrere Jahre und viele Postfächer ist mühsam.
• Ältere E-Mails liegen manchmal in Exportdateien auf einzelnen Rechnern und gehen mit dem Gerät verloren.

Was leistet eine E-Mail-Archivierung?

Eine E-Mail-Archivierung legt automatisch eine Kopie jeder ein- und ausgehenden E-Mail ab, und zwar in dem Moment, in dem sie empfangen oder verschickt wird. Ihr Team arbeitet in Outlook ganz normal weiter. Was im Postfach gelöscht wird, bleibt im Archiv erhalten.

• Die archivierten E-Mails lassen sich nicht verändern.
• Aufbewahrungsfristen werden hinterlegt, danach können E-Mails gelöscht werden. Das ist auch für den Datenschutz wichtig.
• Eine Volltextsuche findet E-Mails über alle Postfächer und Jahre.
• Bei einer Prüfung erhalten Steuerberatung oder Prüfer gezielt Zugriff.
• Ausgeschiedene Mitarbeitende: Ihre E-Mails bleiben im Archiv, auch wenn das Postfach gelöscht wird.

Wichtig: Eine Archivierung ist keine Datensicherung. Das Backup holt Daten nach einem Verlust kurzfristig zurück, das Archiv bewahrt E-Mails langfristig und unveränderbar auf. Sie brauchen beides. Zu einer GoBD-gerechten Aufbewahrung gehört außerdem eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Ihre Unterlagen erfasst und aufbewahrt werden.

Wie setzen wir das bei strategyc um?

In den Betreuungsmodellen Managed Workplace für 79 € und Externe IT-Abteilung für 109 € pro Nutzer und Monat sind die Datensicherung und die E-Mail-Archivierung für Microsoft 365 enthalten. Im Modell Support für 39 € pro Nutzer und Monat buchen Sie beides als Option pro Nutzer dazu, den Preis nennen wir im Angebot. Wir richten die Archivierung ein, hinterlegen die mit Ihrer Steuerberatung abgestimmten Fristen und dokumentieren die Einstellungen.

Unser Rat

Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche Unterlagen in Ihrem Betrieb wie lange aufzubewahren sind. Um die Technik kümmern wir uns. Dieser Beitrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung, sondern eine Orientierung aus IT-Sicht. Fordern Sie einen kostenlosen Rückruf an, wir prüfen mit Ihnen, ob Ihre E-Mails heute sicher und vollständig aufbewahrt werden.